PISANJE POSLOVNIH DOPISA, putem E-MAIL-a ili u klasičnom obliku

izvor

Pismo uvek započnite ukazivanjem poštovanja osobi/grupi, kojoj šaljete dopis.
Najčešće sa “Poštovani…”, “Uvaženi…” ili ukoliko ste već imali određenu vrstu komunikacije sa tom osobom, možete upotrebiti “Dragi…”, ali samo u slučaju kada za to ima osnova i kada je uzajamno zadovoljstvo očigledno tokom komunikacije.Ovde morate obratiti posebnu pažnju na onoga kome šaljete dopis. Ukoliko se obraćate određenoj instituciji gde ne znate ime osobe koja će čitati vaš dopis, već npr. šaljete određenom sektoru u okviru neke institucije, pišete samo “Poštovani”, a potom u daljem tekstu navodite razlog dopisa. Takođe, to znači da u tekstu koristite malo slovo u reči “vas”(npr. – te bih vas zamolio da razmotrite ovu molbu).U situaciji, kada vam je poznato ime osobe kojoj se obraćate, obavezno ga navedite u početnoj frazi (npr. “Poštovani gospodine Jakšić”, dozvoljeno je i “Poštovani Milane”, ali ono ipak odaje ličniji utisak, te u prvim obraćanjima koristite prezime. Takođe, to što se obraćate konkretnoj osobi, uslovljava i korišćenje velikog slova u reči “vas” (npr. te bih Vas zamolio da razmotrite ovu molbu).

Poseban slučaj je kada se obraćate osobi ženskog pola. Ukoliko vam nije poznat bračni status vašeg adresata, preporučujem da ne licitirate sa istim. Dakle, nije isto da li ćete napisati “Poštovana gospođo Jakšić” ili “Poštovana gospođice Jakšić”. Postoji nekoliko načina da se ovaj problem zaobiđe. Savremeni trend je da se upotrebi ime umesto prezimena i to na način “Poštovana Milice”. Ukoliko se obraćate profesorki, preporučujem vam da upotrebite “Uvažena profesorice Jakšić”.
Hijerarhijski složeni, ovi načini, imali bi sledeći redosled u smislu preporuke za korišćenje:

1. Upotreba formalnijeg pristupa kada raspolažete informacijama (dakle korišćenje gospođica/gospođa, ili zaobilaženje umetanjem funkcije)
2. Korišćenje imena umesto prezimena, bez upotrebe gospođica/gospođa.

Razlog

Ovde vodite računa da budete jasni i koncizni.
Neophodno je da ukazano poštovanje iz početne pozdravne fraze, prenesete i na samo “telo” vašeg dopisa. Ukratko objasnite ko ste i zašto se javljate. Pod “ukratko” mislim, zaista kratko i samo ono najosnovnije, a zatim u posebnom pasusu, na vidnom mestu istaknite vaše pitanje, koje predstavlja onu samu suštinu razloga vašeg javljanja.

Uvek imajte na umu, da je vaš dopis, ko zna koji po redu pred očima osobe kojoj se obraćate i da je bitno da ta osoba lako i bez “dešifrovanja” zaključi nedvosmisleno ono što ste želeli da kažete. Od toga vrlo često zavisi i krajnji ishod saopšten u odgovoru, a ne od dugih žalopojki i razjašnjavanja “od Kulina Bana” – do današnjih dana.

Zaključak

Dopis nije literarni sastav. Nema potrebe da zaključak bude dugačak i da ponavljate ono što ste već naveli. Vaš stav i mišljenje treba da se vide u postavljenom pitanju ili istaknutom delu suštine. Zato, u zaključku navedite jednu prigodnu rečenicu, zahvalite se na izdvojenom vremenu u slično.

Ono što nikako ne smete da zaboravite jeste da se potpišete i u zavisnosti od vrste obraćanja, ostavite još neki bitan podatak (broj telefona, naziv organizacije ispred koje stojite, broj indeksa), ili neki drugi podatak, koji će adesatu pomoći da vas lakše identifikuje i u skladu sa tim odgovori.

Vodite računa da koristite č, ć, š, đ, ž – i da ne pravite elementarne gramatičke greške. Isto tako, formatirajte vaš dopis, da bude pregledan i da deluje uredno.

Nadamo se da je ovaj prvi deo bio od koristi, a uskoro očekujte i nastavak.

Do narednog naslova :).