Osnovna pravila korespondencije

by Thursday, March 13, 2014
Čovek je ono što želi da bude.



Bez obzira na struku i stepen obrazovanja, sam bira način svog ophođenja prema drugima i način na koji želi da ga drugi vide. U interakciji, važno je da se postupci protumače na pravi način. Posebno kada se radi o poslovnoj komunikaciji, ili pak privatno, sa ljudima sa kojima ste se upravo, ili nedavno upoznali.

Bonton, ili – “dobar ton” (od francuskih reči “bon” i “ton”), obuhvata skup pravila pristojnog ponašanja. Osnovne smernice ovih pravila, uče se kod kuće. Njima se ovde nećemo baviti. Prikazaćemo vam najčešće situacije prilikom kojih je neophodno da znate osnovne smernice za postupanje u njima. Kažem prikazaćemo, zato što je na ovom postu (a i sledećem delu) radilo nas dvoje. Moj dragi kolega i ja. Njegove tekstove, na mom blogu, već ste imali prlike da čitate. Ukoliko ste propustili, na narednim linkovima pogledajte o čemu je reč:
Ženske stvari iz muškog ugla I deo
Ženske stvari iz muškog ugla II deo

Sada, prelazimo na, kako naslov kaže: Osnovna pravila korespodencije.

PISANJE POSLOVNIH DOPISA, putem E-MAIL-a ili u klasičnom obliku

izvor



Uvod
Pismo uvek započnite ukazivanjem poštovanja osobi/grupi, kojoj šaljete dopis.
Najčešće sa “Poštovani…”, “Uvaženi…” ili ukoliko ste već imali određenu vrstu komunikacije sa tom osobom, možete upotrebiti “Dragi…”, ali samo u slučaju kada za to ima osnova i kada je uzajamno zadovoljstvo očigledno tokom komunikacije.Ovde morate obratiti posebnu pažnju na onoga kome šaljete dopis. Ukoliko se obraćate određenoj instituciji gde ne znate ime osobe koja će čitati vaš dopis, već npr. šaljete određenom sektoru u okviru neke institucije, pišete samo “Poštovani”, a potom u daljem tekstu navodite razlog dopisa. Takođe, to znači da u tekstu koristite malo slovo u reči “vas”(npr. – te bih vas zamolio da razmotrite ovu molbu).

U situaciji, kada vam je poznato ime osobe kojoj se obraćate, obavezno ga navedite u početnoj frazi (npr. “Poštovani gospodine Jakšić”, dozvoljeno je i “Poštovani Milane”, ali ono ipak odaje ličniji utisak, te u prvim obraćanjima koristite prezime. Takođe, to što se obraćate konkretnoj osobi, uslovljava i korišćenje velikog slova u reči “vas” (npr. te bih Vas zamolio da razmotrite ovu molbu).

Poseban slučaj je kada se obraćate osobi ženskog pola. Ukoliko vam nije poznat bračni status vašeg adresata, preporučujem da ne licitirate sa istim. Dakle, nije isto da li ćete napisati “Poštovana gospođo Jakšić” ili “Poštovana gospođice Jakšić”. Postoji nekoliko načina da se ovaj problem zaobiđe. Savremeni trend je da se upotrebi ime umesto prezimena i to na način “Poštovana Milice”. Ukoliko se obraćate profesorki, preporučujem vam da upotrebite “Uvažena profesorice Jakšić”.
Hijerarhijski složeni, ovi načini, imali bi sledeći redosled u smislu preporuke za korišćenje:

1. Upotreba formalnijeg pristupa kada raspolažete informacijama (dakle korišćenje gospođica/gospođa, ili zaobilaženje umetanjem funkcije)
2. Korišćenje imena umesto prezimena, bez upotrebe gospođica/gospođa.

Razlog

Ovde vodite računa da budete jasni i koncizni.
Neophodno je da ukazano poštovanje iz početne pozdravne fraze, prenesete i na samo “telo” vašeg dopisa. Ukratko objasnite ko ste i zašto se javljate. Pod “ukratko” mislim, zaista kratko i samo ono najosnovnije, a zatim u posebnom pasusu, na vidnom mestu istaknite vaše pitanje, koje predstavlja onu samu suštinu razloga vašeg javljanja.

Uvek imajte na umu, da je vaš dopis, ko zna koji po redu pred očima osobe kojoj se obraćate i da je bitno da ta osoba lako i bez “dešifrovanja” zaključi nedvosmisleno ono što ste želeli da kažete. Od toga vrlo često zavisi i krajnji ishod saopšten u odgovoru, a ne od dugih žalopojki i razjašnjavanja “od Kulina Bana” – do današnjih dana.

Zaključak

Dopis nije literarni sastav. Nema potrebe da zaključak bude dugačak i da ponavljate ono što ste već naveli. Vaš stav i mišljenje treba da se vide u postavljenom pitanju ili istaknutom delu suštine. Zato, u zaključku navedite jednu prigodnu rečenicu, zahvalite se na izdvojenom vremenu u slično.

Ono što nikako ne smete da zaboravite jeste da se potpišete i u zavisnosti od vrste obraćanja, ostavite još neki bitan podatak (broj telefona, naziv organizacije ispred koje stojite, broj indeksa), ili neki drugi podatak, koji će adesatu pomoći da vas lakše identifikuje i u skladu sa tim odgovori.

Vodite računa da koristite č, ć, š, đ, ž – i da ne pravite elementarne gramatičke greške. Isto tako, formatirajte vaš dopis, da bude pregledan i da deluje uredno.

Nadamo se da je ovaj prvi deo bio od koristi, a uskoro očekujte i nastavak.

Do narednog naslova :).

No tags 22 Comments 0
22 Responses
  • Anonymous
    March 13, 2014

    Znam da nema veze sa tekstom, ali mi hitno treba odgovor. Kako da obrisem blog?

    • admin
      March 14, 2014

      Ne bih znala, nisam istraživala.

  • Ivana Split
    March 13, 2014

    Ovakve stvari stvarno valja pročitati. Meni je prije nekih desetak godina jedna kolegica dala lekciju o tome kako treba pisati emailove, pisma i slično i nisam joj to nikad zaboravila, pogotovo što tada nisam pojma imala o tim stvarima.

    Meni je čini najvažnije ovo što si i sama naglasila. Pravilan način obraćanja, sažetost teksta i potpis je sasvim dovoljno za dobar dojam, uz pažnju na pisanje (jer gramatičke i pravopisne greške najviše bodu oči u takvoj komunikaciji).

    • admin
      March 14, 2014

      Jako lepo sa njene strane, većina obično ide parolom: "Snađi se".

      Slažemo se sve.

  • Make me up
    March 13, 2014

    Odličan post, svaka čast. Mislim da se danas smatra prihvatljivim da se osobi ženskog pola uvek obraćamo sa gospođo ukoliko ne znamo njen bračni status, tako je makar prihvaćeno u engleskom, francuskom i drugim stranim jezicima, za srpski nisam sigurna. Opet, fantastičan post i odlično odrađen.

    • admin
      March 14, 2014

      Rekla bih da smo dobro napisali, ali kao i sve i ovo ću ponovo da isproveravam i ako bude potrebe ispraviću. 🙂
      Jako mi je drago da je post naišao na reakciju.

  • Tijana J. Dominguez
    March 13, 2014

    Bravo za ovaj tekst! Ima i previše onih kojima je potreban…

    • Aleksandra
      March 14, 2014

      Uh, Tijana, potpuno si u pravu.
      Ja sam se uvežbala tokom proteklih godina, bilo da sam konkurisala za neki posao, bilo u komunikaciji s profesorima na fakultetu.

    • admin
      March 14, 2014

      Tićo, da. Baš tako.

      Aleksandra, kroz vežbu se definitivno stvari najbolje uče. Međutim, uglavnom se to svodi na ono: "Znam ja to", a posle bude previše blamaže i elementarnih grešaka.

  • Lenka
    March 13, 2014

    Odlično! Ako išta ne volim, onda su to neprofesionalno napisani mailovi. A o pismenosti da ne govorim…

  • Marya
    March 14, 2014

    Odličan tekst koja beaš baš vrijedi pročitati. Koliko sam upućena u poslovnom svijetu ne postoji pojam gospođa/gospođica, odnostno u poslovnom svijetu su gospodin i gospođa ( bez obzira na bračni status)…
    Ali pored toga, uvijek se nađe netko uvrijđen ako ga pogrešno nasloviš 🙂

    • admin
      March 14, 2014

      Marya, hvala ti puno, zaista mi je jako drago što ti se dopalo.
      Uvek, ali uvek ćeš imati izuzetaka. Rad sa ljudima je nekada jako naporan.

  • SuperNova Kozmetika
    March 14, 2014

    E odlicna ideja da napises ovaj post! Ljudi stvarno sve manje znaju kako da se lepo obrate nekome u pisanoj formi.

    • admin
      March 14, 2014

      Hvala ti Aleks :)!
      Da, delimo mišljenje.

  • Malo Prase
    March 14, 2014

    Sjajno! Ovo će pomoći mnogima i divno što na tvom blogu mogu naći baš sve i svaki savet. Jako lepo da ste se pozabavili ovom temom!

    • admin
      March 14, 2014

      Ivana, hvala tiii <3.

  • Jas S
    March 15, 2014

    Super post….nadam se da ce ga sto vise ljudi procitati 🙂
    P.S. pisem na americkoj tastaturi 😉 nisu slovne greske 😀

  • Anonymous
    August 19, 2014

    Poštovana Dijana,
    najljepše Vas molim za objašnjenje/odgovor na sljedeće:

    Ukoliko pismo šaljem na adresu više institucija, odnosno kad u zaglavlju pisma navodim više ustanova, uz napomenu, npr., n/r direktora, da li u tekstu pisma koristim Vi ili vi, Vama ili vama, i sl.

    Unaprijed hvala.

    B.

    • admin
      August 19, 2014

      Poštovani/a B,

      Mislim da niste dovoljno precizno formulisali pitanje.

      Da li institucije mogu međusobno da vide jedna drugu, odnosno da je poslato na više adresa ili ne? Ako se obraćate jednoj osobi i pritom šaljete na više adresa, a one to međusobno ne vide (što je i nekako logično i preporučljivo), onda pišete veliko slovo. 🙂

  • Anonymous
    August 4, 2015

    Ne zameri, ali kaže se korespondencija.
    Pozdrav,
    Ivana

    • admin
      August 11, 2015

      Uh, hvala, ja apsolutno ovo nisam videla da je napravljeno kao greška, veliko hvala!

What do you think?

Your email address will not be published. Required fields are marked *